Sdílení úkolů je funkce, která ti umožní spolupracovat s dalšími uživateli přímo v aplikaci. Můžeš tak snadno předávat informace, koordinovat práci na projektech nebo sdílet důležité úkoly v rámci týmu.
Funkce, která tě zapojí do týmu
Sdílení úkolů je zatím dostupné v režimu Beta. To znamená, že funkci průběžně testujeme společně s uživateli, ladíme případné chyby a upravujeme logiku fungování na základě zpětné vazby.
Pokud narazíš na problém nebo máš návrh na vylepšení, budeme rádi za zpětnou vazbu.
Kdo může sdílet úkoly
- Sdílení úkolů může vytvářet pouze uživatel s tarifem Plus.
- Ostatní uživatelé mohou sdílené úkoly přijímat podle oprávnění, které jim přidělíš.
Jak sdílení funguje
Sdílení je založeno na principu týmů. Nejprve přejdi do Nastavení a vytvoř nový tým. Do týmu následně přidej uživatele, se kterými chceš úkoly sdílet. Pro přidání uživatelů budeš potřebovat znát jejich e-mailové adresy. Po přidání uživatelů do týmu člen obdrží e-mail s pozvánkou, kterou musí potvrdit. Jednotlivé úkoly můžete sdílet přímo v nastavení úkolu, kde jednoduše vyberete tým, se kterým chcete úkol sdílet.
Typy oprávnění
Při sdílení úkolu můžeš zvolit jedno ze dvou oprávnění:
Editor
Uživatel může sdílený úkol upravovat. Po nasdílení získá okamžitě možnost provádět změny v úkolu, včetně práce s podúkoly. Editor však nemůže měnit:
- datum a čas upozornění v kalendáři,
- nastavení upozornění,
- hashtagy úkolu,
- uživatelský štítek.
Pouze pro čtení
Uživatel vidí obsah úkolu, ale nemůže jej upravovat. Tento režim je vhodný například pro sdílení informací, termínů nebo důležitých poznámek.
Práce na sdílených úkolech
Sdílení úkolu funguje až v situaci, kdy v detailu úkolu vyberete tým. Do té doby jsou jednotlivé úkoly jen tvoje a jsou označené jako Soukromé. Vybráním týmu úkol nasdílíte a uživatelé o tom dostanou upozornění skrze upozornění ve zvonečku aplikace.
Při používání sdílených úkolů je potřeba počítat s tím, že aplikace zatím neřeší souběžné úpravy více uživatelů. Pokud tedy dva uživatelé upravují stejný úkol ve stejnou chvíli, mohou si navzájem přepsat změny. Doporučujeme proto, aby si členové týmu mezi sebou koordinovali práci na sdílených úkolech.
Hvězdičky, skryté úkoly a vlastní štítky u sdílených úkolů
Nově si mohou uživatelé s oprávněním editor i pouze pro čtení označovat sdílené úkoly hvězdičkou nebo je skrýt ze svého přehledu. Obě tato nastavení jsou čistě individuální – pokud si úkol označíš hvězdičkou nebo jej skryješ, změna se projeví pouze v tvém účtu a ostatní členové týmu ji neuvidí.
Uživatelé s oprávněním Editor si navíc mohou ke sdíleným úkolům vytvářet vlastní štítky. Ty slouží pouze pro jejich lepší organizaci práce a stejně jako hvězdičky se nesdílí s ostatními uživateli ani se nezobrazují vlastníkovi úkolu.
Mazání sdílených úkolů a opuštění týmu
Sdílený úkol může smazat pouze jeho vlastník. Ani uživatel s oprávněním Editor nemá možnost sdílený úkol odstranit. A pokud si nepřejete jako čtenář nebo editor úkol s vlastníkem již sdílet můžete jej trvale opustit.
Navíc myslíme i na situaci, kdy chcete tým opustit. Pokud už nechcete být součástí týmu, stačí přejít do Nastavení a najít v seznamu tým, který chcete opustit.
Názvy týmů sice v seznamu neuvidíte, ale u každého týmu vidíte poslední úkol, který v něm byl nasdílen. Díky tomu máte možnost jednoduše identifikovat, který tým vybíráte k opuštění.
Kdy sdílení využít
Sdílení úkolů je ideální pro situace, kdy potřebuješ spolupracovat s dalšími lidmi nebo sdílet důležité informace.
Příklady využití:
- společné pracovní projekty,
- koordinace týmových úkolů,
- sdílení informací mezi kolegy,
- evidence preventivních prohlídek zaměstnanců,
- plánování aktivit v rodině nebo menších týmech.
Díky sdílení mají všichni zúčastnění přístup ke stejným informacím a mohou efektivněji spolupracovat na společných úkolech.