Některé úkoly se v životě pořád vracejí. Každý týden máš něco zkontrolovat, každý měsíc odeslat podklady, uklidit kancelář, zkontrolovat sklad nebo třeba připravit pravidelný report. A právě u takových úkolů nedává moc smysl vytvářet stále dokola nové položky ručně.
V Pangli teď můžeš využít opakované úkoly. Stačí nastavit, jak často se má úkol opakovat, vybrat potřebné dny a případně určit, do kdy má opakování platit. Pangli pak jednotlivé výskyty řeší automaticky.
A co je na tom nejlepší? Nemusíš mít v úkolech vytvořenou dlouhou řadu položek na několik měsíců dopředu.
Opakování každý týden
U týdenního opakování si můžeš vybrat jeden nebo více dnů v týdnu. To se hodí hlavně pro činnosti, které se pravidelně vracejí v konkrétní dny.
Potřebuješ například každý pondělí a čtvrtek zkontrolovat objednávky? Nebo každý úterý a pátek připravit příspěvky na sociální sítě? Vytvoříš jeden úkol, nastavíš týdenní opakování a vybereš příslušné dny.
Nemusíš tedy zakládat samostatný úkol pro každé pondělí, úterý nebo pátek.
Měsíční opakování podle konkrétního dne
U měsíčního opakování můžeš nastavit konkrétní den v měsíci. Typickým příkladem může být úkol „Odeslat měsíční report“, který se má opakovat vždy 5. den v měsíci.
Praktické je také řešení situace, kdy chceš úkol plánovat na poslední den v měsíci. Nemusíš řešit, jestli má aktuální měsíc 28, 29, 30 nebo 31 dní. Pangli s posledním dnem měsíce počítá automaticky.
Opakování nemusí běžet navždy
Ne každý opakovaný úkol je potřeba plánovat bez konce. Možná máš například pravidelný úkol jen do konce roku, do konce kampaně nebo po dobu určitého projektu.
Proto můžeš u opakování nastavit také datum, do kdy má opakování platit.
Například:
„Každý pondělní report připravovat do 31. prosince.“
Po tomto datu už Pangli další výskyty úkolu nevytváří.
Minulé opakované úkoly ti nezaplní seznam
Jednou z praktických vlastností opakovaných úkolů v Pangli je práce s minulostí. Opakované úkoly, jejichž termín už uplynul, se automaticky nezobrazují jako další aktivní úkoly.
Nemusíš proto každý týden nebo každý měsíc ručně mazat staré položky. Pangli se postará o to, aby se ti v seznamu zobrazovalo to, co je aktuální a relevantní.
To je důležité hlavně u dlouhodobých opakovaných činností. Nastavíš je jednou a potom se o jejich pravidelné plánování nemusíš starat.
Kdy se opakované úkoly hodí?
Možností je opravdu hodně. Nemusí jít jen o práci. Opakované úkoly dávají smysl všude tam, kde se nějaká činnost pravidelně vrací.
Můžeš je využít například na:
- pravidelnou kontrolu e-shopu,
- kontrolu skladu,
- odesílání týdenních nebo měsíčních reportů,
- plánování obsahu na sociální sítě,
- pravidelné účetní nebo administrativní úkoly,
- kontrolu faktur a plateb,
- údržbu webu,
- pravidelné porady,
- úklid kanceláře,
- kontrolu techniky,
- měsíční uzávěrky,
- přípravu podkladů pro klienty,
- nebo třeba osobní úkoly, na které nechceš zapomenout.
Místo toho, abys měl v Pangli například 12 stejných úkolů pro každý měsíc, vytvoříš jeden opakovaný úkol a nastavíš jeho pravidla.
Šetříš tím i počet úkolů
Opakované úkoly mají ještě jednu zajímavou výhodu. Šetří místo v seznamu úkolů.
To může být důležité například pro uživatele, kteří používají Pangli Start s omezeným počtem úkolů. Pokud máš nějaký úkol, který se opakuje každý týden nebo měsíc, není nutné vytvářet desítky samostatných kopií stejného úkolu.
Místo:
Kontrola skladu – 1. 10.
Kontrola skladu – 8. 10.
Kontrola skladu – 15. 10.
Kontrola skladu – 22. 10.
Kontrola skladu – 29. 10.
…
máš jednoduše jeden opakovaný úkol „Kontrola skladu“ s nastaveným intervalem.
Je to přehlednější nejen pro tebe, ale také pro samotný seznam úkolů.
Jaké možnosti opakování Pangli nabízí?
Funkčnost je postavená jednoduše, takže nemusíš řešit žádné složité plánování:
- Týdenní opakování – vybereš jeden nebo více dnů v týdnu.
- Měsíční opakování – nastavíš konkrétní den v měsíci.
- Poslední den v měsíci – Pangli ho řeší automaticky bez ohledu na počet dní v konkrétním měsíci.
- Datum ukončení – můžeš určit, do kdy se má úkol opakovat.
- Automatické řešení minulosti – staré výskyty se ti zbytečně nehromadí v aktivních úkolech.
Nastav jednou a dál už to neřeš
Smyslem opakovaných úkolů není přidat do Pangli další komplikované nastavení. Právě naopak. Jde o to, aby ses nemusel vracet ke stejnému úkolu a každý týden nebo měsíc vytvářet jeho další kopii.
Nastavíš pravidlo jednou a Pangli už ví, kdy se má úkol znovu objevit.
Ať už tedy řešíš pravidelné pracovní povinnosti, administrativu, péči o e-shop nebo vlastní osobní rutiny, opakované úkoly ti mohou ušetřit nejen čas, ale také zbytečné množství položek v seznamu.